Bahan-bahan yang boleh dirujuk merupakan semua jenis bahan yang diperolehi dari sumber rasmi dan persendirian.

1. Sumber Rasmi

• fail
• terbitan
• ordinan / akta
• perjanjian
• surat khabar
• bahan audio visual
• sejarah lisan
• 
• peta / pelan

2. Sumber Persendirian

• koleksi tokoh-tokoh/orang perseorangan
• 

Bahan-bahan arkib yang bertaraf terbuka.

Fail rasmi Kerajaan yang telah bertaraf arkib/berusia 25 tahun.

Bahan-bahan perpustakaan.

Bahan-bahan yang tidak boleh dirujuk adalah seperti berikut :

• Kumpulan arkib jenis fail yang belum mencapai taraf arkib/belum berusia 25 tahun (Hanya boleh dirujuk oleh Jabatan Pengujud).
• Bahan-bahan arkib yang dikelaskan sebagai terperingkat iaitu bertaraf sulit, rahsia dan rahsia besar.
• Rekod-rekod yang mengandungi isu-isu sensitif yang mana boleh mencetuskan isu  perkauman, mengugat kestabilan politik contoh: kes-kes sempadan, gambar-gambar semasa perang Jepun.
• Fail-fail peribadi (hanya boleh dirujuk oleh empunya fail, waris terdekat isteri/anak)

Kaedah Mengesan Maklumat

1. Carian Secara Manual dengan menyemak Senarai Panducari :

• Senarai Penerimaan
• Senarai Penjelasan Fail
• Senarai Mikrofilem
• Senarai Arkib DiRaja
• Senarai Rekod-Rekod Pertubuhan
• Senarai Peta/Pelan
• Siri Inventori Rekod
• Senarai Gambar
• Senarai Surat-surat Persendirian

    2. Carian dengan menggunakan Sistem COMPASS. Dengan menggunakan sistem ini, carian dapat dilakukan dengan          nombor penerimaan, tajuk, deskripsi bahan dan sumber bahan.