Di bawah Akta Arkib Negara 2003, rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Akta Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].
Dengan kata lain rekod awam merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan (recorded information) berhubung dengan semua tugas atau kerja harian jabatan.
Kepentingan Rekod Awam
- Rekod Awam adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting mengenai pentadbiran dan sejarah negara.
- Rekod awam mengandungi ilmu pengetahuan yang dapat menimbulkan kesedaran kebangsaan.
- Rekod Awam merupakan sumber utama yang penting untuk rujukan oleh kerajaan dan orang ramai.
- Rekod Awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan dan individu.
Memandangkan rekod-rekod tersebut adalah penting, maka adalah menjadi tanggungjawab jabatan dan anda untuk menjaga dan memeliharannya. Ini bersesuaian dengan matlamat Kerajaan untuk mewujudkan satu sistem pentadbiran yang cekap dan ekonomik menerusi satu sistem pengurusan rekod yang teratur dan moden di kalangan jabatan-jabatan Kerajaan.
