Dasar Garis Panduan Dasar Garis Panduan

Pengurusan Rekod Kerajaan

 

 

Tujuan

Dokumen ini bertujuan untuk menyediakan saru garispanduan bagi penyimpanan dan pemeliharaan rekod atau data elektronik di sektor awam. Ianya bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai perkara-perkara berkaitan dengan penilaian, pemisahan, penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan keselamatan rekod-rekod atau data elektronik di jabatan-jabatan kerajaan. Garispanduan ini ditujukan kepada Pegawai Rekod Jabatan, Ketua-ketua Teknologi Maklumat, Pegawai Sistem Maklumat dan Pegawai-Pegawai yang melaksanakan tugas pengurusan rekod dan data elektronik di Jabatan masing-masing.

Latarbelakang

  • Sama seperti rekod dalam bentuk kertas, rekod elektronik adalah merupakan maklumat yang dihasilkan atau diwujudkan, diterima atau disimpan secara rasmi dengan menggunakan kemudahan elektronik. Oleh yang demikian rekod elektronik juga tertakluk kepada penafsiran Rekod Awam dalam Akta Arkib Negara Malaysia 2003. Rekod-rekod Elektronik ini termasuklah surat menyurat atau dokumen rasmi yang dihasilkan melalui penggunaan Microsoft Office seperti pemprosesan perkataan, lembaran kerja, grafik, persembahan, e-mel dan maklumat dalam bentuk data-data dari pangkalan data.
  • Rekod atau data elektronik yang masih aktif di mana tindakan masih perlu diambil keatasnya, boleh disimpan di Jabatan sehingga tindakan keatasnya selesai dan apabila Jabatan tidak memerlukannya lagi, Jabatan dimestikan menghantar rekod atau data yang tidak aktif dan mempunyai nilai arkib (archival values) ke Arkib Negara dalam format dan prosedur yang ditentukan oleh Arkib Negara.
  • Arkib Negara perlu dirujuk terlebih dahulu sebelum tindakan memusnahkan sebarang rekod atau data elektronik.

Skop

Garis panduan ini merangkumi perkara-perkara seperti berikut :