DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 2.0 (DDMS 2.0) DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 2.0 (DDMS 2.0)

DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 2.0 (DDMS 2.0) DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 2.0 (DDMS 2.0)

Pengenalan


Digital Document Management System 2.0 (DDMS) adalah satu sistem pengurusan rekod elektronik kerajaan yang mula diperkenalkan pada tahun 2014. Projek ini merupakan salah satu daripada insiatif di bawah National Key Economics Area (NKEA), Communications, Content and Infrastructure (CCI), Entry Point Project (EPP) 6, eGovernment – Paperless Government. Selaras dengan Strategi Lautan Biru Kebangsaan, pembangunan DDMS melibatkan MAMPU sebagai pembangun sistem dan Arkib Negara Malaysia sebagai pakar rujuk dalam bidang pengurusan rekod.

Sistem ini membolehkan semua rekod kerajaan ditawan dan diakses melalui internet, dimana-mana sahaja 24 jam sehari. Mula digunakan di MAMPU pada 3 Mac 2014, DDMS telah diperluaskan ke 24 Kementerian dan 6 jabatan/agensi dengan jumlah pengguna mencecah seramai 20,000 orang.

Selaras dengan hasrat kerajaan supaya pengurusan rekod kerajaan sentiasa berada dalam kedaan tersedia dan efisien, sistem pengurusan rekod elektronik ini dijangka akan diperluas ke seluruh sektor awam menjelang tahun 2020.

Fungsi produk

DDMS 2.0 dibangunkan mengikut kriteria pengurusan rekod elektronik sepertimana yang ditetapkan MS ISO 16175-2:2012 Information and Documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems. Kriteria ini memastikan DDMS setanding dengan sistem pengurusan rekod elektronik yang menepati standard piawaian antarabangsa.

Keseluruhan kitaran hayat rekod bermula dari pewujudan, penggunaan dan penyelenggaraan serta pelupusan rekod dapat diuruskan melalui sistem ini. Pengguna boleh mengakses fail kerajaan, membuat carian, meminitkan arahan, memajukan kepada pegawai bertanggungjawab, menyemak status tindakan, memuat turun kandungan dan sebagainya dengan DDMS. Kesemua tindakan pengguna juga akan direkodkan melalui jejak audit yang lengkap.

DDMS turut memenuhi ciri sebagai pusat sumber maklumat sesebuah organisasi di mana semua rekod dan dokumen tersedia untuk diakses oleh pengguna dan boleh dikongsi untuk kegunaan bersama.

Menyedari kepentingan pematuhan prosedur keselamatan ICT, DDMS turut dilindungi dengan protokol keselamatan ICT kerajaan bagi memastikan rekod dan dokumen kerajaan sentiasa terpelihara.

Sistem DDMS 2.0

Manual Pengguna DDMS 2.0

Tatacara Pengurusan Rekod Elektronik dalam Aplikasi DDMS 2.0