«Kembali

1. Adalah menjadi tugas dan tanggungjawab Jabatan-jabatan memastikan rekod dan data elektronik yang tindakan ke atasnya telah selesai dan dianggap tidak lagi aktif di Jabatan, dipindahkan ke Arkib Negara.
2. Rekod-rekod elektronik yang hendak dipindahkan ke Arkib Negara untuk simpanan kekal hendaklah rekod dan data elektronik yang autentik, sahih dan lengkap.
3. Arkib Negara bertanggungjawab memastikan rekod dan data elektronik yang disimpan di Akrib Negara ini dipelihara sebaik mungkin terutamanya dari aspek teknikal sepertimana semasa dipindahkan.

Format Pemindahan

• Rekod dan data elektronik yang hendak dipindahkan ke Arkib Negara sebaik-baiknya disimpan dalam format yang mudah, kos efektif dan tidak dikekang oleh satu-satu sistem komputer (perkakasan atau perisian).
• Arkib Negara menyarankan agar jabatan-jabatan yang memindahkan rekod elektroniknya ke Arkib Negara untuk simpanan kekal hendaklah memastikan rekod atau data elektronik dipindahkan dalam format terbuka (open format and platform-independent). Ini kerana rekod yang disimpan dalam format 'defacto' atau 'uncommon hardware/software' akan menyulitkan proses pertukaran (conversion) dan penhijrahan (migration) kemudian hari kelak.
• Buat masa ini Arkib Negara menerima rekod dan data elektronik dalam format seperti berikut :