Pemindahan Rekod Elektronik ke Arkib Negara Untuk Simpanan Kekal
-
Adalah menjadi tugas dan tanggungjawab jabatan-jabatan memastikan rekod dan data elektronik yang tindakan ke atasnya telah selesai dan dianggap tidak lagi aktif di Jabatan, dipindahkan ke Arkib Negara.
-
Rekod-rekod elektronik yang hendak dipindahkan ke Arkib Negara untuk simpanan kekal hendaklah rekod dan data elektronik yang autentik, sahih dan lengkap.
-
Arkib Negara bertanggungjawab memastikan rekod dan data elektronik yang disimpan di Akrib Negara ini dipelihara sebaik mungkin terutamanya dari aspek teknikal sepertimana semasa dipindahkan.
Format Pemindahan
-
Rekod dan data elektronik yang hendak dipindahkan ke Arkib Negara sebaik-baiknya disimpan dalam format yang mudah, kos efektif dan tidak dikekang oleh satu-satu sistem komputer (perkakasan atau perisian).
-
Arkib Negara menyarankan agar jabatan-jabatan yang memindahkan rekod elektroniknya ke Arkib Negara untuk simpanan kekal hendaklah memastikan rekod atau data elektronik dipindahkan dalam format terbuka (open format and platform-independent). Ini kerana rekod yang disimpan dalam format 'defacto' atau 'uncommon hardware/software' akan menyulitkan proses pertukaran (conversion) dan penhijrahan (migration) kemudian hari kelak.
-
Buat masa ini Arkib Negara menerima rekod dan data elektronik dalam format seperti berikut :
Rekod | Format | ||
|---|---|---|---|
Teks tidak berstruktur (Unstructured texts) | Plain American Standard Code for Information Interchange (ASCII), Unicode |
|
|
Teks berstruktur (Structured texts) | Extensible Markup Language (XML), Standardized General Markup Language (SGML). | ||
Dokumen Berkompaun (Compound Documents) | Portable Document Format (PDF) | ||
Imej Bitmap (Bitmapped Images) | Tagged Image File Format (TIFF, Versi 6 ke atas), Photo CD Format (PCD), Joint Photographic Experts Group Format (JPEG, lossless compression) | ||
Media Storan Rekod Elektronik
Jabatan boleh memilih untuk menyimpan dan memindah rekod elektronik ke Arkib Negara dalam media storan seperti berikut:
- Pita Magnetik
- 4mm Pita DAT
- Disket 3.5" 1.44Mb
- CD-ROM yang mematuhi standard 9600
Bagi mel-elektronik, Jabatan mestilah mematuhi Garispanduan Prosedur Pengoperasian E-mel di Jabatan Kerajaan dan MyMIS (Malaysian Public Sector Management of Information & Communication Technology Security Handbook) yang disediakan oleh MAMPU. Sementara e-mel yang mempunyai nilai arkib hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara mengikut spesifikasi format dan media storan seperti dinyatakan di atas.
Sekiranya Jabatan mempunyai format dan media storan rekod dan data elektronik berlainan daripada spesifikasi seperti dinyatakan di atas, Jabatan hendaklah terlebih dahulu memaklumkan dan berbincang dengan Arkib Negara.
Dokumentasi
Sebelum rekod atau data elektronik dipindahkan ke Arkib Negara, Jabatan mestilah menyediakan metadata yang lengkap berhubung dengan rekod dan data tersebut. Maklumat ini penting bagi membolehkan para penyelidik mentafsir dan memanupulasi data atau rekod elektronik pada masa hadapan.
Metadata yang wujud dalam pengurusan rekod elektronik Jabatan hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara bersama-sama dengan rekod atau data elektronik di dalam fail yang berasingan mengikut spesifikasi format yang sama seperti rekod elektronik.
Bagi rekod-rekod elektronik yang termasuk dalam Jadual Pemisahan rekod Jabatan yang perlu dipindahkan ke Arkib Negara, tetapi tidak dapat dipindahkan atas sebab-sebab keperluan pentadbiran, maka tindakan seperti berikut hendaklah di ambil oleh Jabatan :
- Memastikan ruang simpanan untuk rekod elektronik seperti pita magnetik, cakera padat, kaset dan lain-lain disimpan dalah suhu antara ± 18ºC dan R.H. 45% ± 5.
- Mengamalkan penyemakan secara rambang ke atas semua media storan bagi menyemak jika terdapat kehilangan data dan seterusnya mengenalpasti sebab-sebab kehilangan data. Pada lazimnya media storan hendaklah diperbaharui dari semasa ke semasa bagi mengatasi keusangan (degradation).
- Membuat perancangan teliti bagi tindakan penghijrahan maupun peralihan data sebelum perisian dan perkakasan menjadi usang (obsolete).
- Memastikan semua metadata dan dokumentasi sistem bagi rekod tersebut yang wujud dalam bentuk kertas atau fail elektronik disimpan dan dipelihara dengan baik.
