Berita & Pengumuman
Isnin - Khamis : 9.00 pagi - 4.30 petang / Jumaat : 9.00 pagi - 12.15 tengahari & 2.45 petang - 4.30 petang
Eksplorasi Negarawan
Pemakluman Waktu Operasi Dewan Penyelidikan Selepas Bulan Ramadhan
  2. Laman Utama
  3. Perkhidmatan
  4. Pengurusan Rekod
  5. Pelupusan Rekod Awam

Pelupusan Rekod Awam

Selaras dengan Seksyen 25, 26 dan 27 Akta Arkib Negara 2003[Akta 629] Arkib Negara adalah bertanggungjawab memantau, merancang dan melaksanakan program pelupusan rekod di kementerian, Jabatan dan agensi awam.  Dalam hal ini, pelupusan rekod adalah bermaksud cara menguruskan pengasingan rekod untuk tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya. Ia meliputi semua jenis dan format rekod termasuk rekod elektronik.
Kumpulan rekod yang boleh dilupuskan ialah seperti berikut:
  • Rekod-rekod awam yang telah tamat tindakan
  • Telah mencapai tempoh simpanan yang ditetapkan dalam Jadual Pelupusan Rekod
  • Keadaan fizikal rekod-rekod tersebut tidak mengizinkan pemeliharaannya
Permohonan Pelupusan Bagi Rekod Awam Yang Belum Mempunyai Jadual
  • Kementerian/Jabatan/ Agensi Kerajaan hendaklah membuat pengasingan bagi rekod-rekod tidak aktif dan tamat tindakan mengikut susunan kategori, siri, tahun dan nombor seturut.
  • Rekod-rekod yang telah diputuskan untuk dilupuskan hendaklah disenaraikan dalam Borang Permohonan Pelupusan Rekod seperti berikut mengikut jenis rekod:-
Subjek
Versi
Borang Arkib 1/08:
Jadual Pelupusan Record
Borang Arkib 2/08:
Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam
Borang Arkib 3/08:
Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Elektronik
Borang Arkib 4/08:
Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.
Borang Arkib 5/08:
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
Borang Arkib 6/08:
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Kartografi (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
Borang Arkib 7/08:
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Seni Bina (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
Borang Arkib 8/08:
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Pandang Dengar (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
Borang Arkib 9/08 :
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Terbitan Dan Bahan Bercetak (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
Borang Arkib 10/08 :
Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Elektronik (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
Borang Arkib 11/08 :
Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam
Borang Arkib 12/08 :
Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam
Borang Arkib 13/08 :
Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan
Permohonan Pelupusan Bagi Rekod Awam Yang Mempunyai Jadual Pelupusan Rekod Awam
  • Pelupusan rekod-rekod kewangan hendaklah menggunakan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan yang telah disediakan oleh Arkib Negara Malaysia.
    • Pelupusan rekod-rekod Housekeeping hendaklah menggunakan Jadual   Pelupusan Rekod Housekeeping yang telah disediakan oleh Arkib Negara Malaysia.
    • Bagi Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan yang mempunyai Jadual Pelupusan Rekod Fungsian, dikehendaki menggunakan Jadual tersebut bagi pelupusan rekod-rekod fungsian.

  • Tatacara bagi Permohonan Pelupusan Rekod Awam Yang Mempunyai Jadual Pelupusan adalah seperti berikut:
    • Kementerian / Jabatan / Agensi Kerajaan hendaklah mengenalpasti siri rekod, telah tamat tindakan dan telah mematuhi tempoh simpanan yang ditetapkan dalam Jadual.
    • Membuat pengasingan rekod-rekod yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan atau dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia berdasarkan siri rekod.
    • Kementerian / Jabatan / Agensi Kerajaan dikehendaki mengisi Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam (Arkib 2/08) atau Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Kewangan-Arkib 4/08) bagi rekod-rekod yang telah diputuskan musnah. Kementerian/ Jabatan/ Agensi Kerajaan dikehendaki Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam (Arkib 11/08) bagi rekod-rekod yang telah diputuskan untuk pindah ke Arkib Negara Malaysia.

Permohonan Pelupusan Bagi Rekod Awam Yang Belum Mempunyai Jadual
  • Kementerian/ Jabatan/ Agensi Kerajaan hendaklah membuat pengasingan bagi rekod-rekod tidak aktif dan tamat tindakan mengikut susunan kategori, siri, tahun dan nombor seturut.
  • Rekod-rekod yang telah dibuat pengasingan hendaklah disenaraikan dalam Borang Permohonan Pelupusan Rekod, mengikut jenis rekod.

PEMINDAHAN REKOD

Pemindahan rekod merupakan satu proses dimana rekod-rekod awam yang mempunyai nilai kebangsaan, atau sejarah  dipindahkan dari sesebuah pejabat kerajaan ke Arkib Negara untuk dipelihara bagi rujukan berterusan.

Rekod-rekod yang telah diputuskan pindah hendaklah disenaraikan dalam Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam (Arkib 11/08) dan kemukakan 2 salinan kepada Arkib Negara Malaysia untuk pengesahan pemindahan.
 
Penangguhan Pemindahan Rekod Awam
  • Sekiranya pemindahan rekod tidak dapat dijalankan dalam tempoh tiga (3) bulan yang ditetapkan, permohonan secara bertulis
    hendaklah dibuat kepada Ketua Pengarah Arkib Negara untuk melanjutkan tempoh pemindahan rekod selaras dengan Seksyen 28 (3), Akta Arkib Negara 2003.

Untuk keterangan lanjut, sila hubungi Seksyen Pelupusan Rekod di Ibu Pejabat atau mana-mana Arkib Negara Malaysia yang berhampiran dengan jabatan anda.

PERKHIDMATAN PUSAT REKOD

Pusat Perkhidmatan Rekod berperanan dalam;
  1. Menguruskan penerimaan dan pemprosesan rekod-rekod rasmi kerajaan;
  2. Menyediakan kemudahan ruang simpanan sementara dan menyenggara rekod-rekod bernilai kekal yang berumur kurang daripada 25 tahun;
  3. Menawarkan khidmat rujukan jabatan dan pengembalian rekod awam, khusus kepada jabatan pemindah, selaras dengan Seksyen 35 Akta Arkib Negara 2003; dan
  4. Memberi khidmat kepakaran kepada agensi kerajaan di dalam penubuhan, penyenggaraan dan pengendalian Pusat Rekod Agensi.

Untuk keterangan lanjut, sila hubungi Seksyen Perkhidmatan Pusat Rekod atau mana-mana Arkib Negara Malaysia Negeri yang berhampiran dengan jabatan anda.
Image