Pengurusan Rekod

Rekod Awam adalah rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam semasa melaksanakan tugas rasminya.

Rekod perlu diwujudkan apabila kerja yang dilaksanakan adalah berkaitan dengan tugas rasmi anda iaitu samada ia memerlukan tindakan, rujukan, atau untuk membuat keputusan, cadangan dan arahan.

Rekod perlu diwujudkan apabila kerja yang dilaksanakan adalah berkaitan dengan tugas rasmi anda iaitu samada ia memerlukan tindakan, rujukan, atau untuk membuat keputusan, cadangan dan arahan.

Rekod-rekod adalah aset kerajaan. Oleh itu, rekod-rekod perlu disimpan dengan baik ditempat-tempat khas iaitu rekod-rekod aktif di Bilik Registri, rekod separa aktif dan tidak aktif di Bilik Rekod Jabatan, manakala rekod-rekod terperingkat disimpan di dalam kabinet khas berkunci atau bilik kebal.

Pengurusan rekod adalah pengawalan rekod secara sistematik mulai daripada rekod itu diwujudkan sehinggalah ia dilupuskan. Dalam lain perkataan ia meliputi pengurusan rekod ke atas keseluruhan kitaran hayat sesuatu rekod tersebut. Kitaran hayat rekod bermula sejak ia diwujudkan dan berakhir apabila ia dilupuskan samada dimusnahkan atau dipindah ke Arkib Negara untuk simpanan kekal.

Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan yang mengamalkan Pengurusan Rekod yang baik akan mendapat faedah-faedah berikut:

• dapat melaksanakan tugas dengan teratur, efisyen dan berkesan.
• dapat menawarkan perkhidmatan secara konsisten dan cekap.
• berupaya membuat dasar dan keputusan yang tepat dan berkualiti.
• menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa).

Bilik Rekod adalah ruamg simpanan sementara bagi rekod-rekod separa aktif supaya penggunaan, penyelenggaraan, dan pengawalan.